Escaneo de correo para tu dirección comercial de correo en Downtown Miami.

El escaneo de correo es la capa que convierte una dirección comercial de correo en algo desde lo que efectivamente puedes operar una empresa no residente. Recibimos la correspondencia en nuestra suite de Downtown Miami bajo tu autorización del Form 1583 con USPS (USPS Form 1583), que cubre recibir, abrir y escanear el correo dirigido a ti. El sobre cerrado se fotografía dentro de un día hábil y se publica en tu dashboard, y los escaneos de contenido quedan disponibles ahí cuando los pides. Reenvía la pieza a una dirección física, déjala en archivo durante la ventana de retención o mándala a triturado seguro. Nada sale del edificio y nada se destruye sin tu instrucción. El objetivo no es digitalizar tu correspondencia. El objetivo es darle a un fundador en Bogotá, Ciudad de México o São Paulo el mismo control sobre el correo estadounidense que tendría un fundador en Downtown Miami desde su propio escritorio.

Qué se escanea y cuándo.

Cada pieza de clase carta dirigida a tu suite PMB, en el formato de direccionamiento que USPS exige para Private Mailboxes (USPS Domestic Mail Manual §508 — Recipient Services), se fotografía por anverso y reverso dentro de un día hábil de su llegada a nuestra suite en Downtown Miami. El escaneo del sobre va directo a tu dashboard con la fecha del matasellos, el bloque del remitente, los endosos visibles de USPS y la clase de peso. Correo first-class, correo certificado, correo registrado y notificaciones del IRS, agencias estatales y entidades contables se manejan con el mismo reloj de un día hábil. Sobres planos y pequeños paquetes se registran igual — fotografiados cerrados, publicados con courier y tracking visibles, y retenidos a la espera de tu instrucción. La autorización del Form 1583 que firmas nos permite recibir, abrir y escanear el correo de clase carta dirigido a tu PMB (USPS Form 1583); los escaneos de contenido se publican en tu dashboard cuando los pides. Cada acción queda registrada en el ítem — quién la ejecutó y cuándo — lo cual mantiene la cadena de custodia limpia para uso tributario, legal y de compliance.

Cómo funciona la apertura y el escaneo de contenido.

Cuando ves un sobre en el dashboard tú decides qué hacer con él. Un clic pide open-and-scan: un miembro del equipo abre la pieza en un escáner de cama plana, captura cada página a trescientos puntos por pulgada en color, pasa el archivo por OCR a PDF buscable y lo publica en el mismo registro junto a la foto del sobre. La mayoría de los open-and-scan se completan el mismo día hábil en que se piden. Notificaciones multi-página del IRS, presentaciones estatales y documentos contables vuelven como un único PDF con texto seleccionable, lo que hace que las tareas posteriores — reenviar a tu contador, subir a un portal estatal, adjuntar a una presentación en Sunbiz — sean rápidas y de baja fricción. La pieza física original se queda en tu expediente y sigue la regla que tú definas a continuación: reenvío, archivo o triturado seguro.

Tu dashboard, tu archivo, tu rastro de auditoría.

Cada pieza de correo vive en una sola línea de tiempo dentro de tu dashboard. Cada ítem muestra la foto del sobre, la fecha y hora de llegada, los escaneos de contenido que pediste, el historial de acciones (abierto, reenviado, archivado, triturado) y el miembro del equipo que ejecutó cada paso. Puedes filtrar por remitente, por rango de fechas, por estado, por etiqueta, y puedes exportar el archivo completo como ZIP con manifiesto cuando quieras — sin upgrade, sin cargo por exportación. La autenticación de dos factores está activa por defecto; se puede dar acceso a tu contador o abogado como colaborador de solo lectura sin compartir tu contraseña. El objetivo del rastro de auditoría no es paridad de features con herramientas enterprise. El objetivo es que cuando el IRS, una agencia estatal o un tribunal te pida producir una pieza específica de correspondencia de hace dieciocho meses, puedas sacar el sobre, el escaneo de contenido y el log de cadena de custodia en menos de un minuto.

Período de archivo y política de triturado seguro.

Las piezas físicas se archivan en nuestra suite de Downtown Miami durante sesenta días desde la fecha en que marcas el ítem como gestionado en el dashboard. Durante esos sesenta días puedes cambiar de opinión — recuperar una pieza para reenvío, pedir un nuevo escaneo a mayor resolución o sacarla para un requerimiento legal o tributario. Al cierre de la ventana de archivo, todo ítem aún etiquetado para triturado se destruye en nuestra propia trituradora por un miembro del equipo, queda registrado en el ítem con el operador y el timestamp, y el papel triturado se envía a reciclaje. Los ítems etiquetados para archivo de largo plazo permanecen en la suite mientras tu plan esté activo. El reenvío es un flujo separado que agrupa piezas aprobadas en un envío único a costo de courier, con el courier y el número de tracking publicados en cada ítem incluido. Nada sale de la suite sin tu autorización y nada se destruye sin instrucción escrita en archivo.

Qué reemplaza y qué no reemplaza el escaneo de correo.

El escaneo de correo reemplaza cada viaje que de otro modo harías a una oficina postal estadounidense, cada llamada a un amigo pidiéndole que abra correspondencia por ti y cada hueco de registro que produce un flujo solo en papel para un fundador viviendo fuera de Estados Unidos. No reemplaza la autorización subyacente del domicilio — todavía necesitas una dirección real de correo comercial autorizada por USPS y un Form 1583 validado en archivo con USPS para que todo esto sea legal (USPS Form 1583). No reemplaza el servicio de agente registrado para tu LLC de Florida, que es un rol estatutario distinto. Y no reemplaza la revisión legal de lo que llega — nosotros escaneamos y publicamos; tú y tu abogado deciden qué hacer con una notificación del IRS, una presentación estatal o cualquier otra correspondencia regulada. La tarifa mensual parte en 69 USD y cubre un volumen estándar de sobres; las solicitudes de open-and-scan, el franqueo de reenvío y los escaneos por sobre-volumen se itemizan a tarifas planas por pieza sin margen sobre el costo del courier.

Incluido en todo plan de escaneo de correo

• Fotografía del sobre por anverso y reverso dentro de un día hábil de la llegada, publicada en tu dashboard con datos de matasellos y remitente (USPS Domestic Mail Manual §508 — Recipient Services).
• Apertura y escaneo de contenido a trescientos DPI en color con OCR a PDF buscable, publicado en tu dashboard cuando lo pides, usualmente el mismo día hábil.
• Archivo físico por sesenta días en nuestra suite de Downtown Miami desde la fecha en que marcas el ítem como gestionado, con derecho pleno a recuperación y nuevo escaneo.
• Triturado seguro en nuestras instalaciones, registrado en cada ítem destruido, con el papel triturado enviado a reciclaje.
• Dashboard protegido con doble factor, acceso de colaborador de solo lectura para tu contador o abogado y exportación completa del archivo como ZIP.

No incluido por defecto

• Validación del Form 1583 y la dirección comercial de correo subyacente — pertenecen al plan Virtual Office que activa la recepción legal de correo en la suite (USPS Form 1583).
• Franqueo y tarifas de courier para reenvío — pasan a costo de courier sin margen; el flujo de reenvío en sí está incluido.
• Servicio de agente registrado en Florida — un rol estatutario distinto que TXO no ofrece; lo resuelves tú mismo o a través de tu propio abogado.

Preguntas sobre escaneo de correo

¿Qué tan rápido se escanea mi correspondencia cuando llega?

Los sobres se fotografían por anverso y reverso y se publican en tu dashboard dentro de un día hábil de su llegada a nuestra suite en Downtown Miami — igual en todos los planes. Las solicitudes de open-and-scan sobre esos sobres se completan dentro de 1 día hábil en Unlimited y Premier, y dentro de 2 días hábiles en Essential; la diferencia entre planes está en el tiempo de escaneo, no en el reloj de registro del sobre.

¿Necesito una autorización separada de USPS para usar el escaneo de correo?

Sí. USPS exige un Form 1583 validado en archivo antes de que cualquier dirección comercial de correo esté autorizada a recibir correspondencia en tu nombre (USPS Form 1583). El plan Virtual Office incluye la validación del Form 1583 para el solicitante primario; el servicio de Mail Scanning corre encima de esa autorización. Si ya tienes una dirección comercial de correo con nosotros, el escaneo se enchufa a la misma cuenta. Si no la tienes, partes activando la dirección y el formulario juntos.

¿Qué resolución y formato usan para los escaneos de contenido?

Trescientos puntos por pulgada, en color, en escáner de cama plana, con salida en PDF buscable con capa de texto OCR. Es el formato que esperan contadores estadounidenses y portales de presentación estatal, lo que significa que puedes reenviar una notificación escaneada del IRS o una presentación estatal sin re-procesarla. Las piezas multi-página vuelven como un único PDF por sobre para que el documento quede agrupado en tu línea de tiempo.

¿Quién decide qué pasa con una pieza de correspondencia?

La apertura y el escaneo están cubiertos por la autorización del Form 1583 que firmas, así que podemos abrir y digitalizar el correo de clase carta dirigido a tu PMB sin una aprobación separada por cada pieza (USPS Form 1583). Lo que pasa con la pieza física sigue siendo tu decisión: nunca reenviamos sin una instrucción de reenvío sobre un ítem específico, y nunca trituramos sin una instrucción de triturado sobre un ítem específico. La cadena de custodia queda registrada en cada ítem, incluyendo el miembro del equipo que ejecutó cada acción y el timestamp.

¿Cuánto tiempo guardan el correo físico antes de triturarlo o archivarlo?

Las piezas físicas se retienen en nuestra suite de Downtown Miami durante sesenta días desde la fecha en que marcas el ítem como gestionado en el dashboard. Durante esa ventana puedes recuperar una pieza para reenvío, pedir un nuevo escaneo en mayor resolución o sacarla para un requerimiento tributario, legal o contable. Los ítems etiquetados para triturado al cierre de los sesenta días se trituran en nuestras instalaciones por el equipo y quedan registrados en el ítem, con el papel triturado enviado a reciclaje; los ítems etiquetados para archivo de largo plazo permanecen en la suite mientras tu plan esté activo.

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Los planes parten en 69 USD al mes e incluyen escaneo de sobres en un día hábil, open-and-scan on-demand, archivo de sesenta días y triturado seguro en nuestras instalaciones. Combínalo con el plan Virtual Office para activar la autorización subyacente del Form 1583 ante USPS (USPS Form 1583).